Leuk zo'n nieuwe tool maar hoe gebruik je het?

Auteur: Heine Stuivenberg, Consultant

Laatst bijgewerkt: 10 september 2024

Samenwerken binnen en tussen bedrijven wordt steeds makkelijker. Dankzij nieuwe technieken verdwijnen de traditionele afdelings- en bedrijfsgrenzen. Dat is zeker waar, maar het is niet alleen rozengeur en maneschijn. Want een mooie tool aanschaffen is één, maar daarna gaat het er vooral om dat iedereen het ook goed gebruikt. Hoe krijg je dat voor elkaar?

Microsoft schildert het maar al te graag erg rooskleurig af: “Hier heb je ons nieuwe product, zet maar aan, sluit de gebruikers erop aan en het wordt een doorslaand succes!” Helaas zit de echte wereld anders in elkaar. De implementatie en uitrol van nieuwe middelen om beter samen te werken is een behoorlijke klus.

Dat heeft ten eerste te maken met de verschillende leeftijdsgroepen waarmee je binnen organisaties te maken hebt. De ene generatie zweert bij Facebook met z’n interessegroepen en voorgedefinieerde volgorde van berichten. De ander houdt krampachtig vast aan de vaste mappenstructuur zoals ze dat al jaren kennen. Die twee uitersten komen samen in één bedrijf. Breng die maar eens samen om met de nieuwe tools en mogelijkheden beter samen te werken!

Houd het doel altijd voor ogen

De implementatie van nieuwe software en andere tools wordt alleen succesvol als iedereen die nieuwste middelen ook daadwerkelijk gebruikt. Geef je een alternatief, dan zijn er altijd mensen die dat makkelijker vinden, vooral omdat ze dat al jaren gebruiken. Zo zit de mens nou eenmaal in elkaar.

Om het nieuwe gemak zichtbaar te maken en houden, is het van belang dat het doel – wat gaat het ons opleveren – altijd voor ogen wordt gehouden en uitgedragen. En ja, daarvoor dienen er best wat hobbels op de weg gladgestreken te worden. Want bij de implementatie heb je met veel rekening te houden. Bestaande processen moeten worden aangepast. Er moet worden nagedacht over je backups en wat te denken van compliancy? Elk nieuw systeem heeft namelijk invloed op het bewaren en beschermen van je (persoons)gegevens.

Bij het implementeren van een nieuw systeem komt dus veel meer kijken dan ‘het enkel aanzetten’. Je moet altijd antwoord kunnen geven op vragen als: hoe gebruik ik het, waar sla ik mijn bestanden op, hoe vind ik ze terug en – vooral – waarom gebruik ik het? What’s in it for me? Kun je dat niet vertellen, dan kun je er beter niet aan beginnen.

Vaste projectaanpak

Wij hanteren bij de implementatie van nieuwe systemen een vaste projectaanpak:

Dat begint met inspireren; het naar boven halen van de achterliggende vraag. Want het anders ordenen van bestanden is geen doel op zich. Waar het om moet gaan is het beter en efficiënter samenwerken.
Dan bepalen we in overleg de geschikte tools. Misschien is dat nieuwste product van Microsoft helemaal niet de meest ideale invulling… Mischien heb jij geen Rolls Royce nodig, maar ‘gewoon’ een Volkswagen Golf.
Pas dan komt het technische deel: het migreren, inrichten en uitfaseren van bestanden op een veilige manier.
Tot slot vindt de adoptie plaats. Mensen worden meegenomen en opgeleid in het gebruik om de meerwaarde van de verandering te laten zien. Hierin moet de ervaring van de medewerkers benut worden. Laat hen meedenken over de toepassing en de daadwerkelijke inrichting!

Onderschat dit traject niet. Doe je dat wel, dan worden de nieuwe producten eerder een last dan een lust.

Wil jij duidelijk krijgen wat je wilt bereiken met het ‘nieuwe samenwerken’, welk(e) product(en) daar het beste op aansluiten en hoe je dat implementeert? Neem vrijblijvend contact met ons op, wij staan voor je klaar!